由于招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)是受采購人委托，以采購人名義組織招標(biāo)，因此，在開展招標(biāo)活動之前，必須獲得采購人的正式授權(quán)，這是招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)開展招標(biāo)業(yè)務(wù)的法律依據(jù)。授權(quán)的范圍由采購人確定，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)也應(yīng)根據(jù)工作的需要提出相應(yīng)的要求。

經(jīng)過采購人和招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)協(xié)商一致后，雙方簽訂委托招標(biāo)合同(或協(xié)議)。其主要內(nèi)容包括:采購人和招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)各自的責(zé)權(quán)利、委托招標(biāo)采購的標(biāo)的和要求、采購的周期、定標(biāo)的程序和招標(biāo)機(jī)構(gòu)收費辦法等。這里特別強(qiáng)調(diào)的是定標(biāo)程序問題，這關(guān)系到賦予招標(biāo)機(jī)構(gòu)權(quán)限范圍和招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)所承擔(dān)的責(zé)任。

定標(biāo)程序可分為以下幾種主要程序:一是委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)評出優(yōu)選方案，排出前三名的順序，由采購人最終確定中標(biāo)商；二是采購人委托評標(biāo)委員會負(fù)責(zé)定標(biāo)；三是采購人委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)定標(biāo)；四是招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)提出中標(biāo)的意見，經(jīng)采購人同意后報有關(guān)主管機(jī)關(guān)最終確定中標(biāo)商。由于不同的定標(biāo)程序授權(quán)的范圍不同，有關(guān)各方承擔(dān)責(zé)任的大小也不一樣。因此，委托方和招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在開始招標(biāo)前，就應(yīng)商定定標(biāo)程序。

采購人編制招標(biāo)文件

招標(biāo)文件(或稱標(biāo)書)是整個招標(biāo)過程所遵循的法律性文件，是投標(biāo)和評標(biāo)的依據(jù)，而且是構(gòu)成合同的重要組成部分。一般情況下，招標(biāo)人和投標(biāo)人之間不進(jìn)行或進(jìn)行有限的面對面交流。投標(biāo)人只能根據(jù)招標(biāo)文件的要求，編寫投標(biāo)文件。因此，招標(biāo)文件是聯(lián)系、溝通招標(biāo)人與投標(biāo)人的橋梁。能否編制出完整、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼袠?biāo)文件，直接影響招標(biāo)的質(zhì)量，也是招標(biāo)成敗的關(guān)鍵。因此，有人把招標(biāo)文件比做各方遵循的"憲法"，由此可見招標(biāo)文件的重要性。由于招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)專門從事招標(biāo)業(yè)務(wù)，他們擁有較豐富的經(jīng)驗和大量的投標(biāo)商信息，可以編制更加完善的招標(biāo)文件。為此，他們主要注重以下幾個方面的工作:一是對投標(biāo)人做出嚴(yán)格的限制，在保證充分競爭的前提下，盡量使合格的供應(yīng)商和承包商參加投標(biāo)，以避免投標(biāo)人過多，給各方面造成不必要的負(fù)擔(dān)。這項工作建立在掌握投標(biāo)商大量信息的基礎(chǔ)上，而專職招標(biāo)機(jī)構(gòu)有條件做到這一點。二是對招標(biāo)文件的制作做出詳細(xì)的規(guī)定，使投標(biāo)人按照統(tǒng)一的要求和格式編寫投標(biāo)文件，達(dá)到準(zhǔn)確響應(yīng)招標(biāo)文件要求的目的。三是為采購人當(dāng)好技術(shù)規(guī)格和要求的參謀，使采購者獲得合乎要求和經(jīng)濟(jì)的采購品，四是保證招標(biāo)文件的科學(xué)、完整，防止漏洞，不給投標(biāo)人以可乘之機(jī)。

嚴(yán)格按程序組織評標(biāo)

一般情況下，采購人與一些供應(yīng)商和承包商有各種業(yè)務(wù)往來，難以超脫者的身份組織評標(biāo)，且容易被投標(biāo)者誤會。專職招標(biāo)機(jī)構(gòu)比較超脫，可以較好地避免問題的發(fā)生，并嚴(yán)格按招標(biāo)文件要求和評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)組織評標(biāo)，以維護(hù)招標(biāo)的公正性，保證招標(biāo)的效果。

做好采購人與中標(biāo)人簽訂合同的協(xié)調(diào)工作

由于采購人處于主動的地位，容易將招標(biāo)以外的一些條件強(qiáng)加給中標(biāo)人，產(chǎn)生不平等的協(xié)議，使招標(biāo)流于形式。有時中標(biāo)者也找各種理由拒絕或拖延簽訂合同。上述問題如果沒有一個中間人從中協(xié)調(diào)是很難解決的。由于招標(biāo)機(jī)構(gòu)是招標(biāo)的組織者，承擔(dān)此角色最為適宜。

監(jiān)督合同的執(zhí)行協(xié)調(diào)執(zhí)行過程中的矛盾

有些招標(biāo)合同執(zhí)行需要較長的時間，在執(zhí)行合同過程中，當(dāng)事人雙方難免遇到一些糾紛，不愿意訴諸法律，希望有一個中間人從中協(xié)調(diào)解決。在實際工作中，招標(biāo)機(jī)構(gòu)組織簽訂合同后，可以說已完成了招標(biāo)代理工作，但在執(zhí)行合同過程中當(dāng)雙方出現(xiàn)矛盾時，往往需要求助于招標(biāo)機(jī)構(gòu)來解決。招標(biāo)機(jī)構(gòu)處于對雙方負(fù)責(zé)和提高自身信譽(yù)的目的，會盡最大努力使矛盾得到解決。