招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)提醒:招標(biāo)管理內(nèi)部審計別掉進(jìn)三個誤區(qū)!
建設(shè)單位的招標(biāo)采購業(yè)務(wù)繁多。開展招標(biāo)管理事中審計,旨在加強管理過程的內(nèi)部控制與風(fēng)險控制。要注意在招標(biāo)審計實務(wù)中,內(nèi)部審計人員“被”陷入承擔(dān)招標(biāo)“監(jiān)督人”、“監(jiān)標(biāo)人”、招標(biāo)人代表的三個誤區(qū),錯位履職,監(jiān)督無效。內(nèi)部審計要按照內(nèi)審準(zhǔn)則,正確定位,審慎履職,發(fā)揮確認(rèn)與咨詢的職責(zé),才能真正促進(jìn)單位不斷規(guī)范管理,切實防范風(fēng)險。
誤區(qū)一:被安排承擔(dān)代理招標(biāo)現(xiàn)場的監(jiān)督人
有些單位安排內(nèi)部審計人員承擔(dān)代理招標(biāo)現(xiàn)場的監(jiān)督人,要求監(jiān)督招標(biāo)現(xiàn)場開標(biāo)與過程的合法合規(guī)性,過度放大與超越了內(nèi)部審計的職責(zé)。“誤區(qū)一”現(xiàn)象,會產(chǎn)生監(jiān)督無效。
對招標(biāo)活動監(jiān)督的規(guī)定來自國家法律法規(guī)。根據(jù)《招標(biāo)投標(biāo)法》第七條規(guī)定:招標(biāo)投標(biāo)活動及其當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)接受依法實施的監(jiān)督。有關(guān)行政監(jiān)督部門依法對招標(biāo)投標(biāo)活動實施監(jiān)督,依法查處招標(biāo)投標(biāo)活動中的違法行為。對招標(biāo)投標(biāo)活動的行政監(jiān)督及有關(guān)部門的具體職權(quán)劃分,由國務(wù)院規(guī)定?!墩袠?biāo)投標(biāo)法實施條例》第四條規(guī)定:國務(wù)院發(fā)展改革部門指導(dǎo)和協(xié)調(diào)全國招標(biāo)投標(biāo)工作,對國家重大建設(shè)項目的工程招標(biāo)投標(biāo)活動實施監(jiān)督檢查。國務(wù)院工業(yè)和信息化、住房城鄉(xiāng)建設(shè)、交通運輸、鐵道、水利、商務(wù)等部門,按照規(guī)定的職責(zé)分工對有關(guān)招標(biāo)投標(biāo)活動實施監(jiān)督。例如:房屋和市政工程建設(shè)工程的招標(biāo)活動由住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部門實施監(jiān)督職責(zé)。相應(yīng)各地招投標(biāo)管理辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督這類建設(shè)工程的招標(biāo)投標(biāo)全過程。通常將國家有關(guān)主管部門派出到開標(biāo)現(xiàn)場的行政監(jiān)督人員簡稱為監(jiān)督人,監(jiān)督招標(biāo)的合法性。顯然,在代理招標(biāo)與自行招標(biāo)中,內(nèi)部審計人員無權(quán)代表國家有關(guān)部門對招標(biāo)過程行使行政監(jiān)督。
誤區(qū)二:被安排承擔(dān)代理招標(biāo)現(xiàn)場的監(jiān)標(biāo)人
有些單位安排內(nèi)部審計人員承擔(dān)代理招標(biāo)開標(biāo)現(xiàn)場的監(jiān)標(biāo)人,要求監(jiān)督招標(biāo)現(xiàn)場開標(biāo)與過程的合法合規(guī)性,超出了內(nèi)部審計的職責(zé)。“誤區(qū)二”現(xiàn)象,會造成業(yè)務(wù)“越位”。
對于“監(jiān)標(biāo)人”這一表述,《招標(biāo)投標(biāo)法》及其《招投標(biāo)實施條例》沒有提及。在實踐中,一般指招標(biāo)項目開標(biāo)時監(jiān)督過程、維護(hù)評標(biāo)秩序的專業(yè)人員。如果嚴(yán)格尋找監(jiān)標(biāo)人身份的法規(guī)出處,在水利部頒發(fā)的《水利工程建設(shè)項目監(jiān)理招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》(水建管〔2002〕587號)中第四十五條規(guī)定:開標(biāo)工作人員至少有主持人、監(jiān)標(biāo)人、開標(biāo)人、唱標(biāo)人、記錄人組成??梢钥闯觯O(jiān)標(biāo)人是與主持人、開標(biāo)人、唱標(biāo)人、記錄人并列的招標(biāo)工作人員。監(jiān)標(biāo)人要熟知招標(biāo)項目情況、招標(biāo)規(guī)定與程序,維護(hù)招標(biāo)現(xiàn)場紀(jì)律與秩序,保障招標(biāo)公開、公平、公正進(jìn)行。實踐中,代理招標(biāo)時,監(jiān)標(biāo)人一般由招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)該項目的項目經(jīng)理擔(dān)任。自行招標(biāo)時,監(jiān)標(biāo)人由招標(biāo)人負(fù)責(zé)組織招標(biāo)的工作人員擔(dān)任。按照內(nèi)部審計準(zhǔn)則,內(nèi)部審計人員不得負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)活動的執(zhí)行。所以,在代理招標(biāo)與自行招標(biāo)中,內(nèi)部審計人員不得作為監(jiān)標(biāo)人,“越位”開展招標(biāo)業(yè)務(wù)工作。另外,實務(wù)中還有些單位還稱監(jiān)標(biāo)人為“見證人”,請內(nèi)部審計人員承擔(dān)代理招標(biāo)過程的“見證人”。根據(jù)《招標(biāo)投標(biāo)法》第三十六條:開標(biāo)時,由投標(biāo)人或者其推選的代表檢查投標(biāo)文件的密封情況,也可以由招標(biāo)人委托的公證機(jī)構(gòu)檢查并公證。招標(biāo)人委托的見證機(jī)構(gòu)應(yīng)為獨立于招投標(biāo)人雙方的公證機(jī)構(gòu)。內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)作為招標(biāo)人的內(nèi)部機(jī)構(gòu),無權(quán)承擔(dān)獨立的見證工作。
誤區(qū)三:被安排承擔(dān)代理招標(biāo)的招標(biāo)人代表
有些單位有時認(rèn)為招標(biāo)部門業(yè)務(wù)較多,又希望內(nèi)部審計監(jiān)督招標(biāo)情況,就簡單“二合一”安排內(nèi)部審計人員代表招標(biāo)人參加代理招標(biāo)開標(biāo)現(xiàn)場,要求其監(jiān)管委托代理招標(biāo)過程的合法合規(guī)性。顯然與內(nèi)部審計的定位與職責(zé)不相符。“誤區(qū)三”現(xiàn)象,會造成業(yè)務(wù)越位。
招標(biāo)人代表作為招標(biāo)代理的委托人,需要在招標(biāo)過程中履行招標(biāo)人的權(quán)利與義務(wù),是招標(biāo)活動的真正組織者。招標(biāo)人與委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)同為招標(biāo)代理合同的平等雙方,需要在招標(biāo)項目中共同履行合同。招標(biāo)人單位的招標(biāo)業(yè)務(wù)部門是招標(biāo)業(yè)務(wù)的管理機(jī)構(gòu),從履行招標(biāo)管理職能、管理招標(biāo)代理行為的角度講,招標(biāo)業(yè)務(wù)部門是招標(biāo)人代表的恰當(dāng)角色。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)接受招標(biāo)人委托,一般承擔(dān)下列全部或部分工作:代擬招標(biāo)公告;代擬投標(biāo)邀請書;代擬資格預(yù)審文件;協(xié)助招標(biāo)人評審?fù)稑?biāo)資格預(yù)審文件;編制和發(fā)出招標(biāo)文件;編制工程量清單;編制標(biāo)底;組織投標(biāo)人踏勘現(xiàn)場、答疑、草擬答疑紀(jì)要;協(xié)助招標(biāo)人或受招標(biāo)人委托依法組建評標(biāo)委員會;協(xié)助招標(biāo)人或受招標(biāo)人委托組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo);編制招標(biāo)投標(biāo)情況書面報告;辦理招標(biāo)的備案手續(xù)和有關(guān)事項的公示手續(xù);代擬合同;約定的其他事項。我們看到,招標(biāo)代理的工作為“協(xié)助”與“代理”,真正的招標(biāo)管理主體還是招標(biāo)人?!墩袠?biāo)投標(biāo)法》第三十五條規(guī)定:開標(biāo)由招標(biāo)人主持,邀請所有投標(biāo)人參加。第三十六條:開標(biāo)時,由投標(biāo)人或者其推選的代表檢查投標(biāo)文件的密封情況,也可以由招標(biāo)人委托的公證機(jī)構(gòu)檢查并公證。招標(biāo)人在招標(biāo)文件要求提交投標(biāo)文件的截止時間前收到的所有投標(biāo)文件,開標(biāo)時都應(yīng)當(dāng)當(dāng)眾予以拆封、宣讀。第三十七條:評標(biāo)由招標(biāo)人依法組建的評標(biāo)委員會負(fù)責(zé)。這些招標(biāo)人的法定組織職能顯然不能由單位內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)代替招標(biāo)業(yè)務(wù)部門去完成。
招標(biāo)管理內(nèi)部審計定位
內(nèi)部審計監(jiān)督是確認(rèn)與評價單位內(nèi)部的業(yè)務(wù)活動、內(nèi)部控制與風(fēng)險管理。2013年8月,新修訂的《中國內(nèi)部審計準(zhǔn)則》發(fā)布,自2014年1月1日起施行。本次修訂充分反映了內(nèi)部審計發(fā)展的最新理念。其中:《內(nèi)部審計基本準(zhǔn)則》(第1101號)第二條規(guī)定:本準(zhǔn)則所稱內(nèi)部審計,是一種獨立、客觀的確認(rèn)和咨詢活動,它通過運用系統(tǒng)、規(guī)范的方法,審查和評價組織的業(yè)務(wù)活動、內(nèi)部控制和風(fēng)險管理的適當(dāng)性和有效性,以促進(jìn)組織完善治理、增加價值和實現(xiàn)目標(biāo)。第五條規(guī)定:內(nèi)部審計的目標(biāo)、職責(zé)和權(quán)限等內(nèi)容應(yīng)當(dāng)在組織的內(nèi)部審計章程中明確規(guī)定。第六條規(guī)定:內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)和內(nèi)部審計人員應(yīng)當(dāng)保持獨立性和客觀性,不得負(fù)責(zé)被審計單位的業(yè)務(wù)活動、內(nèi)部控制和風(fēng)險管理的決策與執(zhí)行??梢妰?nèi)部審計是由單位內(nèi)部設(shè)置的內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)所實施的一種獨立、客觀的確認(rèn)和咨詢活動。內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)的職責(zé)來源于單位管理層的委托,是單位內(nèi)部防范風(fēng)險、強化內(nèi)部控制的監(jiān)督與評價機(jī)構(gòu)。
招標(biāo)管理內(nèi)部審計職責(zé)
國家招標(biāo)法規(guī)明確了招投標(biāo)雙方主體的權(quán)利等,沒有賦予單位內(nèi)部審計在招投標(biāo)中監(jiān)督招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、監(jiān)督招標(biāo)過程合法性的權(quán)限與職責(zé)。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)與招標(biāo)人是平等的合同雙方,沒有行政隸屬關(guān)系,通過委托代理合同的約定來約束雙方行為。單位內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)無權(quán)監(jiān)督招標(biāo)代理公司與投標(biāo)方等外部單位的管理行為。單位可以授權(quán)內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)對本單位的招標(biāo)管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督,內(nèi)部審計的職責(zé)在單位基本審計制度中明確。既可以開展招標(biāo)管理的專項審計,也可以開展招標(biāo)管理項目的事中審計監(jiān)督,這是單位內(nèi)部的一種內(nèi)控管理行為。單位招標(biāo)管理的審計監(jiān)督實質(zhì)是內(nèi)部監(jiān)督。主要是審查內(nèi)部制度建設(shè)、組織實施、文件管理、合同履約管理等。一般為:審查單位內(nèi)部招投標(biāo)管理制度與流程的合規(guī)性,審查內(nèi)部招標(biāo)制度是否符合國家相關(guān)法規(guī),任何實質(zhì)違背國家招投標(biāo)法規(guī)的內(nèi)部制度是無效的;審查單位內(nèi)部招標(biāo)管理部門在招標(biāo)過程中是否按照單位內(nèi)部管理制度與流程進(jìn)行招標(biāo)組織管理;審查單位內(nèi)部招標(biāo)管理部門的招標(biāo)相關(guān)文件是否按照內(nèi)部流程審批、報備以及存檔管理;審查單位內(nèi)部招標(biāo)管理部門對委托代理機(jī)構(gòu)的招標(biāo)工作是否按照代理合同進(jìn)行管理等。通過審查與評價內(nèi)部招標(biāo)管理、內(nèi)部控制及風(fēng)險管理的適當(dāng)性和有效性,敦促進(jìn)一步規(guī)范招標(biāo)管理、防范管理風(fēng)險。
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