完整版,供應(yīng)商管理制度(適用于招標(biāo)采購)
完整版,供應(yīng)商管理制度(適用于招標(biāo)采購)
供應(yīng)商管理制度
一、目的
為規(guī)范集團(tuán)公司設(shè)計(jì)類、行政類、營銷類、物業(yè)類、咨詢服務(wù)類、工程施工、設(shè)備采購類等各類采購業(yè)務(wù)的供應(yīng)商的管理,通過對供應(yīng)商庫的建立、評估、管理,為公司的招標(biāo)采購提供支持,提高集團(tuán)的招標(biāo)采購的質(zhì)量和效率,降低采購成本。
二、適用范圍
適用于地產(chǎn)各類工程及非工程采購業(yè)務(wù),此制度中供應(yīng)商含義包括但不限于各類材料設(shè)備供應(yīng)商、各類工程承包商、各類咨詢、營銷、設(shè)計(jì)等服務(wù)的提供商。集團(tuán)成本管理中心負(fù)責(zé)組織供應(yīng)商庫的建立、評估、維護(hù);同時(shí),負(fù)責(zé)組織地產(chǎn)的戰(zhàn)略采購供應(yīng)商、集中采購供應(yīng)商的建立、評估、維護(hù)體系。
成本管理中心招標(biāo)采購部門負(fù)責(zé)在集團(tuán)招采系統(tǒng)中錄入招標(biāo)項(xiàng)目供應(yīng)商信息并組織考察,組織對中標(biāo)供應(yīng)商的履約評估,并及時(shí)將考察評估資料保存至供應(yīng)商管理系統(tǒng)中。
三、供應(yīng)商評估分類
(一)潛在供應(yīng)商:通過資格審核的供應(yīng)商由招采部門錄入到供應(yīng)商庫,但未經(jīng)考察和評估的供應(yīng)商均為潛在供應(yīng)商。
(二)合格供應(yīng)商:通過由招標(biāo)采購部門組織的資格預(yù)審和考察,綜合評定得分高于60分的潛在供應(yīng)商,即可成為合格供應(yīng)商,成為地產(chǎn)合格的供應(yīng)商或承包商,可在兩年內(nèi)免考察參加集團(tuán)該評定類別的招標(biāo)采購部工作,每兩年由招采部門組織全部供應(yīng)商的總評與定級,刷新該供應(yīng)商的綜合等級,綜合等級合格可繼續(xù)續(xù)期兩年。
(三)不合格供應(yīng)商:未通過由招標(biāo)采購部門組織的資格預(yù)審和考察,綜合評定得分低于60分,即確定該公司為不合格供應(yīng)商,不合格供應(yīng)商在兩年內(nèi)不得參與我司的所有該評定類別的招標(biāo)采購項(xiàng)目的投標(biāo);合作中的供應(yīng)商經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)程序的履約評估或售后評估低于60分,也將被劃入不合格供應(yīng)商名單。
(四)合作黑名單:在招標(biāo)過程中存在圍標(biāo)、串標(biāo)、行賄等行為,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)并經(jīng)審計(jì)部確認(rèn),將被列入合作黑名單中;在合同履約過程中出現(xiàn)惡意違反合同條款,造成重大損失,后果嚴(yán)重的供應(yīng)商,將被列入合作黑名單中。被列入合作黑名單的供應(yīng)商將被禁止參與公司所有項(xiàng)目招標(biāo)及合作。
(五)集中采購供應(yīng)商:由招采部門組織的聯(lián)合多區(qū)域、多項(xiàng)目的招標(biāo)采購工作,通過資格預(yù)審和考察,通過招標(biāo)并中標(biāo)成為集中采購供應(yīng)商,可在招標(biāo)范圍內(nèi)與各個(gè)項(xiàng)目按照集采的中標(biāo)價(jià)格簽訂供貨合同。
(六)戰(zhàn)略合作供應(yīng)商:由集團(tuán)組織的戰(zhàn)略招標(biāo)采購工作,通過資格預(yù)審和考察,并通過招標(biāo)或議標(biāo)談判程序中標(biāo)即可成為戰(zhàn)略采購供應(yīng)商;戰(zhàn)略合作協(xié)議合作期限一般簽訂兩年,兩年內(nèi)涉及該項(xiàng)招標(biāo)內(nèi)容的所有約定區(qū)域所有約定采購項(xiàng)目,均應(yīng)遵守該戰(zhàn)略合作協(xié)議,與該戰(zhàn)略供應(yīng)商直接依據(jù)協(xié)議價(jià)格及原則直接簽訂具體單項(xiàng)合同。
(七)其他方式確定為戰(zhàn)略合作供應(yīng)商的公司,可依據(jù)公司確認(rèn)的事項(xiàng)審批,將該司列入戰(zhàn)略合作供應(yīng)商名單,并簽訂相關(guān)的戰(zhàn)略合作協(xié)議。
四、供應(yīng)商庫的建立
(一)所有供應(yīng)商均可以通過集團(tuán)成本管理中心審核后進(jìn)入供應(yīng)商庫,成為潛在供應(yīng)商。所有供應(yīng)商均應(yīng)提供完整信息資料,統(tǒng)一交由集團(tuán)成本管理中心,經(jīng)審核后由招采部門錄入到供應(yīng)商庫,成為潛在供應(yīng)商。潛在供應(yīng)商通過招標(biāo)采購部門組織的資格預(yù)審和考察,確定其綜合評定等級。未取得綜合評定等級的潛在供應(yīng)商在招標(biāo)采購系統(tǒng)中將不能被選做招標(biāo)項(xiàng)目的入圍供應(yīng)商。
(二)成本管理中心招標(biāo)采購部門可以通過各種渠道收集符合招標(biāo)要求的承包商、供應(yīng)商的信息,需要通知這些供應(yīng)商提交資格審核資料,并通過資格審核成為潛在供應(yīng)商,進(jìn)而通過考察獲得綜合評定等級,綜合評定等級高于 D級(60分)的供應(yīng)商為合格供應(yīng)商,綜合評定等級為 D 級的供應(yīng)商為不合格供應(yīng)商。
(三)根據(jù)招標(biāo)采購工作制度的操作流程辦理的各項(xiàng)入圍資格預(yù)審和考察,并經(jīng)入圍評定合格的供應(yīng)商經(jīng)過招標(biāo)采購部門審核并考察評級通過后,可直接成為合格供應(yīng)商,資審資料包括但不限于投標(biāo)資格預(yù)審材料、企業(yè)宣傳冊、產(chǎn)品圖冊等。
(四)資格預(yù)審和考察入圍程序參照集團(tuán)下發(fā)的招標(biāo)采購工作制度中的內(nèi)容和表單執(zhí)行,各項(xiàng)招標(biāo)應(yīng)首選供應(yīng)商庫中綜合評定等級高于C級的供應(yīng)商參加投標(biāo)。已通過資審參加集中采購和戰(zhàn)略采購招標(biāo)的供應(yīng)商可直接進(jìn)入供應(yīng)商庫成為合格供應(yīng)商。
(五)以往通過入圍的供應(yīng)商未進(jìn)行考察評級,可暫時(shí)錄入到供應(yīng)商庫中,成為潛在供應(yīng)商。參與新項(xiàng)目投標(biāo)時(shí),需重新進(jìn)行考察給出綜合評定等級
五、供應(yīng)商庫的維護(hù)和更新
(一)成本管理中心招采部門是供應(yīng)商庫系統(tǒng)的維護(hù)責(zé)任部門,負(fù)責(zé)供應(yīng)商資料審核及日常維護(hù)。
(二)成本管理中心招采部門負(fù)責(zé)供應(yīng)商注冊的資料審核工作,審核和考察通過后即可成為合格供應(yīng)商;供應(yīng)商信息的完善及更新由該注冊的公司提交審核后,由招采部門負(fù)責(zé)更新。
(三)供應(yīng)商信息發(fā)生重大變更時(shí),招標(biāo)采購部門應(yīng)組織對該供應(yīng)商進(jìn)行再次核實(shí),審核通過后,該公司才可以繼續(xù)成為合格供應(yīng)商參與投標(biāo)。重大變更事項(xiàng)包括法人變更、經(jīng)營范圍調(diào)整、資質(zhì)等級、投標(biāo)聯(lián)系人發(fā)生變化等核心信息。
(四)每月新增的合格供應(yīng)商均必須完成資質(zhì)評估,招采部門負(fù)責(zé)匯總及審核。
(五)每年維護(hù)更新發(fā)布一次合格供應(yīng)商庫。
六、供應(yīng)商的評估
(一)供應(yīng)商的評估分為資質(zhì)評估、履約評估兩部分。
(二)供應(yīng)商的資質(zhì)評估分為供應(yīng)商資料審核、考察綜合評定和投標(biāo)入圍審查。招標(biāo)采購部門將安排對通過資料審核的注冊供應(yīng)商進(jìn)行考察評分,考察評分大于60分的供應(yīng)商才有資格入圍招標(biāo)項(xiàng)目。
(三)供應(yīng)商招標(biāo)入圍階段的評估參照中瑞恒基招標(biāo)采購管理制度中的評定表格和操作辦法進(jìn)行打分評價(jià),參與評估人不少于兩部門三人。其資質(zhì)評估等級由招標(biāo)采購部門根據(jù)定級原則將潛在等級調(diào)整為評估后的等級,在招采系統(tǒng)中發(fā)起審批并上傳評定資料。選擇入圍供應(yīng)商之前必須先確認(rèn)該供應(yīng)商的資料信息已更新為最新。
(四)履約階段的評估應(yīng)包括合同履約、售后維保兩個(gè)階段進(jìn)行,合同履約階段的評估由招標(biāo)采購部門組織,評估時(shí)間可依據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況進(jìn)行組織,原則上每季度應(yīng)對所有正在履約供應(yīng)商進(jìn)行一次履約評估,所有合同支付結(jié)算款之前都應(yīng)對擬付款的合作供應(yīng)商的履約評估進(jìn)行評審,合同履約評估的參與部門應(yīng)包括工程、成本、招采、設(shè)計(jì)等相關(guān)人員,參與評估人不少于三人,售后評估應(yīng)包括物業(yè)公司人員評價(jià);采用評估打分的形式進(jìn)行加權(quán)打分評定。每次履約評估的成績及資料由招采部落實(shí)簽字并掃描提交給總部招采中心,由招采中心核準(zhǔn)最終評估成績,在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中上傳資料和發(fā)起審批。
(五)甲供材料的供應(yīng)商履約評估以招標(biāo)采購部門為主,項(xiàng)目部、成本管理部門參與,參考表單為《材料類供應(yīng)商履約評估表》;總包及分包的供應(yīng)商履約評估以項(xiàng)目部為主,招標(biāo)采購部門、成本管理部門參與;參考表單為《工程類供應(yīng)商履約評估表》。造價(jià)咨詢、設(shè)計(jì)、營銷類合同的履約評估以對應(yīng)負(fù)責(zé)的成本、設(shè)計(jì)、營銷部門為主,相關(guān)配合的部門參與評估,參考表單為《咨詢類供應(yīng)商履約評估表》。任何一個(gè)階段的不合格評定均可判定該供應(yīng)商為不合格供應(yīng)商。附表供評估時(shí)參考,評估表具體內(nèi)容可以依據(jù)實(shí)際履約情況本著公平公正合理的原則調(diào)整評估項(xiàng)內(nèi)容及分值。
(六)在合同履約過程中履約評估分值低于60分,承辦部門應(yīng)協(xié)同法務(wù)判斷付款風(fēng)險(xiǎn),風(fēng)險(xiǎn)解除后才可以繼續(xù)履行付款程序;出現(xiàn)惡意違反合同條款,造成重大損失,后果嚴(yán)重的供應(yīng)商,將被列入合作黑名單中。
(七)售后維保階段的評估由公司招標(biāo)采購部門組織,相關(guān)項(xiàng)目的物業(yè)公司根據(jù)每年的供應(yīng)商的售后服務(wù)及配合情況進(jìn)行打分評估,參與評估人不少于兩部門三人,售后評估合格C級以上(含C級)才可以支付售后保修款。評估成績最終匯總到招采,由招采核準(zhǔn)最終評估成績,在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中上傳資料和發(fā)起審批。
(八)招標(biāo)采購部門負(fù)責(zé)收集各個(gè)階段供應(yīng)商的評估資料及歸檔并負(fù)責(zé)供應(yīng)商的評估與定級的更新。
七、供應(yīng)商的評級與選擇
(一)供應(yīng)商的打分評定根據(jù)分值劃分為A\B\C\D四檔;A級優(yōu)秀100~86 分;B級良好85~71分;C級中等70~60分;D級不合格小于60分。A\B\C級評定的供應(yīng)商為合格供應(yīng)商;D級評定的供應(yīng)商為不合格供應(yīng)商,評定表格參照招標(biāo)工作指引中供應(yīng)商考察打分表。
(二)供應(yīng)商的評級因項(xiàng)目和合同執(zhí)行階段不同會有不同的評級分值,評估持續(xù)的整個(gè)過程是動(dòng)態(tài)的,后期評級總優(yōu)先于其先期進(jìn)行的評級,即以最近期的評級為該供應(yīng)商的最新評級。
(三)招標(biāo)項(xiàng)目入圍,應(yīng)首先選擇供應(yīng)商庫中的廠家作為投標(biāo)方,同為供應(yīng)商庫中的合格供應(yīng)商,應(yīng)首先選擇評分及評級更優(yōu)的供應(yīng)商作為投標(biāo)入選廠家。
(四)被評為D級的供應(yīng)商兩年內(nèi)不得參與公司所有項(xiàng)目的投標(biāo)及合作,兩年后如該供應(yīng)商報(bào)名投標(biāo),經(jīng)招標(biāo)采購部門再次資審并考察合格,可接受其報(bào)名,并對其入圍資格做進(jìn)一步審核。
(五)在招標(biāo)及合同履約過程中出現(xiàn)嚴(yán)重違規(guī)的供應(yīng)商將被列入合作黑名單,合作黑名單的確認(rèn)由招標(biāo)采購部門發(fā)起,并征詢相關(guān)人員意見,經(jīng)審計(jì)部門及公司主管副總裁審批通過,則該供應(yīng)商被列入公司合作黑名單,合作黑名單的供應(yīng)商不得參與公司所有項(xiàng)目的招標(biāo)和合作。
八、年終總評與定級
(一)供應(yīng)商的總評與定級每年進(jìn)行一次,由招標(biāo)采購部門組織。
(二)根據(jù)供應(yīng)商的資審評級、履約評級、售后評級情況,按照最新評分占權(quán)重70%,以往各期評分平均值權(quán)重占比30%的原則,綜合核定供應(yīng)商的年終總評分,并根據(jù)年終總評分,確定其年終總評的定級,定級原則同第七章第一條規(guī)定。
(三)匯總意見后,由招標(biāo)采購部門在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中發(fā)起審批,通過審批后的供應(yīng)商將被刷新其在供應(yīng)商庫中的綜合等級。
(四)年終總評定級的同時(shí),由招標(biāo)采購部門發(fā)布最新年度的戰(zhàn)略合作供方及集中采購合作供方名單。
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